Bail 369, prestation de service, sous location, coworking : quelle solution choisir pour votre société en 2024 ?

Difficile d’anticiper l’avenir dans un monde professionnel qui évolue en permanence, vous obligeant à faire preuve davantage de souplesse et de flexibilité dans vos prises de décision.

Chaque détail compte : le type de contrat proposé à vos employés, le mode de travail envisagé, l’emplacement de votre entreprise, etc.

Et devinez quoi ? La location de bureau ne fait pas exception à la règle !

Si jusqu’ici le bail 3/6/9 a été le contrat de location de référence, il fait désormais face à de nouveaux contrats, plus flexibles.

Or, vous connaissez le paradoxe du choix de Barry Schwartz : plus on a de choix, plus il est difficile de prendre une décision.

C’est pourquoi, dans cet article, nous décortiquons chaque type de contrat afin que vous puissiez prendre une décision éclairée et alignée sur vos besoins.

Le bail 3/6/9 ou bail commercial

Le bail 3/6/9, également connu sous le nom de bail commercial, est un contrat de location de bureau établi sur une période de 9 ans, avec une possibilité de résiliation tous les 3 ans moyennant un préavis de 6 mois.

D’où son appellation !

Ce contrat est conclu entre le propriétaire (le bailleur) et vous, le futur locataire, et demeure le contrat le plus largement utilisé par les entreprises en raison de son ancienneté et de la stabilité qu’il offre.

Cependant, les évolutions majeures du monde professionnel ont révélé certaines limites à ce modèle : 

• Le bail commercial vous engage sur le long terme : vous êtes lié à un espace spécifique pendant une longue période, ce qui peut être contraignant en cas de croissance rapide de votre entreprise.
• Le bail 3/6/9 entraîne une rigidité financière : le coût fixe du loyer peut devenir un fardeau financier en cas de difficultés liées à une baisse d’activité de votre entreprise.
• Le bail commercial limite votre marge de manœuvre : ce contrat de location limite la flexibilité nécessaire pour adapter l’espace de travail aux besoins changeants de votre entreprise.

À noter : le bail 3/6/9 est un contrat à exécution successive, ce qui signifie qu’il ne prend pas fin automatiquement une fois arrivé à son terme.

Le contrat de sous-location de bureau

Le contrat de sous-location de bureau est un accord conclu entre le locataire actuel de l’espace et vous, le sous-locataire.

Dans ce scénario, le locataire devient le bailleur du contrat qui vous lie, cédant tout ou partie de ses bureaux - tout en vous conférant les mêmes droits et obligations.

Cette forme de location présente l’avantage d’un coût locatif réduit, puisque le loyer et les charges sont partagés entre le locataire principal et vous en fonction de la surface occupée. 

Aussi, le contrat de sous-location vous engage pour une durée plus courte que le bail 3/6/9 (36 mois maximum).

Néanmoins, quelques précautions sont nécessaires : 

• Assurez-vous que le locataire dispose de l’autorisation formelle du bailleur principal pour sous-louer les bureaux, que ce soit par une mention dans le bail initial ou par un accord écrit.
• En cas d’inaction du locataire, prenez la précaution d'inviter le bailleur à participer au contrat de sous-location par lettre recommandée. Cette démarche vise à garantir que ce dernier est informé de l'existence de ce contrat.

On n’est jamais trop prudent !

Le contrat de prestation de services

Le contrat de prestation de services propose, comme son nom l’indique, de nombreux services en complément de la mise à disposition de bureaux (wifi, mobilier, ménage, etc.) - directement inclus dans le montant du loyer.

Ce modèle de location vous permet de louer des espaces équipés et partagés avec d’autres entreprises (startups, freelances, agences, etc.), pour la durée qui vous convient.

Ce peut être quelques heures par jour, quelques jours par semaine, ou à plein temps.

Vous l’aurez compris, le coût de la location ne se compte pas en mètres carrés mais selon le nombre de postes de travail et la durée de location souhaités.

Autrement dit : c’est une solution flexible et clé en main qui s’ajuste en fonction de vos besoins, offrant une alternative aux baux traditionnels (ce qui a séduit les startups et les PME qui aspirent à une croissance rapide et ne souhaitent pas s’engager sur le long terme).

Vous êtes donc loin des contrats rigides évoqués plus haut dans l’article !

Toutefois, si le contrat de prestation de services s’est démocratisé avec le coworking - un concept qui a gagné en popularité au cours des dernières années - il s’étend aujourd’hui à d’autres formes de bureaux.

Par exemple, sur Fiveoffices, vous trouverez des entreprises qui mettent leurs bureaux clés en main et indépendants à votre disposition à travers un contrat de prestation de services (et non, ce type d’accord n’est pas forcément soumis à un contrat de sous-location !).

Bien que les bureaux soient partagés, chaque poste de travail est attribué au sein d’un espace qui vous est propre, où la confidentialité et la personnalisation sont les bienvenues.

Fiveoffices propose également des bureaux opérés, c’est-à-dire, des espaces privés comprenant des services premiums (nous avons écrit un article complet sur le sujet).

Vous bénéficiez alors des avantages de la prestation de services, sans les inconvénients du coworking (absence de bureaux dédiés, manque de confidentialité et niveau sonore élevé).

Autres éléments à prendre en compte : 

• Le contrat de prestation de services n’est pas soumis à la législation des baux commerciaux, ni au droit immobilier puisqu’il s’agit d’une simple mise à disposition de différents services.
• Contrairement au contrat de sous-location, le contrat de prestation de services concerne uniquement le locataire actuel et le sous-locataire (vous). D’ailleurs, on ne parle pas de “locataire” et de “bailleur”, mais d’un “prestataire de service” et d’un “client”.

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